Déjà-vu [deʒaˈvy]…

Der Job eines Admins ist per Definition sicherlich nicht immer leicht oder angenehm. Jedoch sind diese Punkte mehr auf die jeweilige Situaiton zu beziehen, wenn gerade ein wichtiges System ausfällt und man sich darum kümmert es wieder ans laufen zu bekommen, dann ist das sicherlich stressig, aus meiner Sicht jedoch „guter“ Stress.
Der sogenannte schlechte Stress entsteht parallel neben an in einem Slack Channel, Ticket oder per Mail. „Wasn da los…“ oder ein Klassiker „warum dauert das so lange…ich muss dringend xy…“. Besonders schlecht ist dies, wenn solche Situationen regelmäßg entstehen, Anforderungen „plötzlich“ eingehen, die vorher gar nicht galten bzw. definiert waren.
Der schlechte Stress summiert sich nach einiger Zeit durch diverse Vorkommnisse. Und vor allem, wenn man nur den Flickenteppich halten kann, ihn aber nicht ausbessern oder gar austauschen kann. Hier kommen häufig die User ins Spiel, denen ein höheres Ansehen zugrunde liegt, als den Admins, auch wenn man immer das Gegenteil behauptet.

Mit Admins spricht man immer nur über die Dinge die gerade nicht gut sind oder klappen. Keine GL oder Vorgesetzter wird ein adäquates Lob für einen funktionierenden Mail Server aussprechen. Für einen Account der angelegt wurde oder für einen anderen Dienst der einfach läuft. Es wird immer nur als selbstverständlich betrachtet. Dadurch entsteht eine Misshaltung. Denn die GL und andere Personen sehen tendenziell immer nur die schlechten Dinge und beschweren sich darüber.
Muss man als Admin nun proaktiv alle Dinge bewerben dass diese heute liefen? Vielleicht eine Mail „hey heute lief das Backup durch…:partymode:“. Ich denke nicht. Es hat den Charm eines gewissen Zynismus welchen ich persönlich nicht benutzen möchte.

Letztendlich werden Admins primär über die negativen Ergebnisse/Situationen bewertet, was bei den betroffenen Personen nach einiger Zeit durchaus krank machen kann. Kein Mensch möchte auch nur ansatzweise über seine „negativen“ Dinge bewertet werden. Im Umkehrschluss wäre es so, als wenn man einen Entwickler über jeden Fehlgeschlagenen Build bewerten würde…wenn ich mir da so manche Projekte anschaue…oh man…alles negativ…ALLES</Zynismus>

Auf der anderen Seite nehmen wir das Beispiel Marketing. Dinge werden getan….sicherlich nicht transparent. Ich wüsste aktuell nicht woran das Marketing gerade arbeitet und bin auch nicht in der Position zu bewerten wie das Marketing arbeitet oder gar diese durch negative Ereignisse dauerhaft zu bewerten. Marketing produziert irgendwelchen Content und feiert sich anschließend selbst. Klar, es ist Content der einfach eh da ist bzw. da sein muss…z.B. eine Website. Ein Logo…eine Schriftart…es ist verdammt noch mal egal welche Schriftart man verwendet, solange mein gegenüber diese lesen kann. Huch…habe ich hier gerade etwas bewertet? Klar, aber ich denke mir den Teil und trage ihn nicht bei jeder Gelegenheit hervor und muniere dies. Ich muniere auch nicht das mangelhafte Audio in einem youtube Video…wozu…es wird hoffentlich einfach beim nächsten mal verbessert…oder sollte ich es nun in jedem Bezug erwähnen? Muss man das so tun? Ein großer Vorteil ist es wenn die jeweilige GL auch noch mit den Teilbereichen in besonderer Beziehung ist, aka Lieblingsmitarbeiter. Dann hat der Standard Mitarbeiter in einer Firma eh sehr häufig keine Chance mehr…sicherlich gibt es mal ein „freundliches“ aha Erlebnis, jedoch kann man sich diese an wenigen Fingern abzählen.
Ich kann mich mittlerweile an kein positives Feedback erinnern welches zielgerichtet ankam und ausgesprochen wurde als Reaktion auf irgendeine „Tat“.

Es ist eine spürbare 80/20 Regel auch hier anzuwenden.
Während 80% (und oder auch mehr) gut sind, sind die 20% schlecht bzw. nicht gut gelaufen. In den Gesprächen werden diese 20% jedoch zu 80% thematisiert. Von einem Gespräch mit 100 Minuten geht es also 80 Minuten lang NUR über das Negative, gerne auch länger. Die 20% Positives werden in den verbleibenden Minuten anbei erwähnt. (Hier am Beispiel mit einem Admin)

Im Marketing oder beim Mitarbeiter der im Kundenprojekt ist gibt es diese 80/20 Regel bestimmt auch. Jedoch habe ich noch keinen einzigen Mitarbeiter aus diesen Abteilungen gehört oder davon mit bekommen, dass diese sich darüber beschweren dass sie die 20% Negatives permanent vorgehalten bekommen und dies als Thema priorisiert wird. Es sind vielmehr 80% Positives die den Grossteil der Gesprächszeit überwiegen und die ggf. anderen 20% mit einem positiveren Blickwinkel betrachten als sie tendenziell sind, Negativ.

Somit kann man behaupten, das Mitarbeiter die dem Vorgesetzten / GL thematisch lieber sind, auch menschlich besser behandelt werden.

Eine weitere „Gruppe“ wäre sicherlich ein Backoffice, welches sich um den allgemeinen „Papierkram“ kümmert. Ein Vorgesetzter / GL wird niemals kommentieren, wie gut z.B. die Bestellung des neuen Firmenwagen geklappt hat oder wie toll Person xy eine Veranstaltung im Vorfeld schon plant. Ich rede hier bewusst nicht über den üblichen „Gruppenzwang“ am Ende zu klatschen wenn jemand erwähnt wird weil er etwas gutes getan hat. Das ist sicherlich ganz nett, aber es kommt nicht von einer Person persönlich. Denn im Gegensatz dazu, wenn etwas negativ lief, kommen die 200 Leute auch nicht auf die Einzelperson zu und rufen laut „SHAME“ wenn es doch negativ war. Das tut dann diese eine Person, wieder und immer wieder.

Kommt es nur mir so vor oder ist das irgendwie falsch? Sicherlich kann ich nicht jeden Tag umher laufen und jedem Menschen immer nur sagen wie toll er ist, jedoch kann ich die eine Gruppe nicht nur ansprechen wenn etwas schlecht (80/20 Beispiel) läuft. Und in jeder Diskussion die Annahme machen dass ja eigentlich alles ok ist obwohl man sich nun nur versucht zu erklären und dann doch nur noch negative Dinge ausspricht. Das fühlt sich nicht richtig an und ist auch nicht richtig.

Somit sehe ich speziell bei Admins und/oder auch im Backoffice Bereich eine andere Art von Belobigung als (zwingend) notwendig an. Die Belobigung respektive Anerkennung, sollte nicht als selbstverständlich angesehen werden. Sie sollte für die personelle Förderung und für die Weiterentwicklung der Firma zielgerichtet eingesetzt werden.

Jemand zu tadeln und im Beisatz zu erwähnen dass sonst alles ok ist, ist nicht der richtige Weg. Es fült sich in diesem Moment einfach nicht „echt“ an und man vermutet lediglich dass die Person gegenüber einfach noch was „positives“ sagen wollte um nicht ganz so schlimm zu tadeln.

Vermutlich gibt es für so eine Situation sogar einen psychologischen Fachbegriff.

Was tut man also, wenn man durchweg, häufig mehr aktiv getadelt wird durch Probleme die aufkommen?
Nun ja, bis zu einem gewissen Punkt kann man sich wehren oder dagegen halten oder es einfach hinnehmen. Aber ist der Punkt des einfach hinnehmen und sich einfach tadeln lassen, der richtige Weg eine echte Lösung des Problems zu finden?
Was wenn man fortlaufend den Vorschlag macht, dass mehr Personal notwendig ist um eine bessere Qualität zu bekommen, dieser Vorschlag aber immer aufgeschoben wird bzw. man diesem aktiv ausweicht mit Aussagen wie „ja…da sind wir dran…“ letztendlich aber nichts passiert?

Rückblickend möchte ich erwähnen, dass es für einen kurzen Zeitraum von ca. einem Jahr zumindest aus der „Admin“ Sicht wirklich gut lief. Nämlich zu dem Zeitraum als 2 Admins für rund 80-100 User zuständig waren sowie der Moment als 1 Admin für ca. 40 bis 50 User zuständig war. Die externen User die ab und an mal da sind, beziehen wir in diese Rechnung mal bewusst nicht mit ein, da diese bisher keinen spür bzw. messbaren (mehr) Aufwand verursacht haben.
Das Feedback der GL war damals sogar, ja es ist besser geworden, alle sind zufriedener und vor allem „entspannter“ – Ziel erreicht?! Eine angenehme Arbeitsatmosphähre herrschte endlich wieder. Super. Das war in ca. 2016/2017.

Die Personelle Entwicklung im Backoffice ist in den letzten 10 Jahren von 2 Personen auf 6 angestiegen, bei stetig wachsende Mitarbeiterzahl. Das Adminteam hat sich lediglich auf 2 verdoppelt. Warum ist das so? Warum wird hier die personelle notwendige Entwicklung im Backoffice gesehen jedoch im Administrativen Bereich nicht? Könnten nicht 2 Backoffice Leute einfach alles machen? Das muss doch klappen? Man könnte diese Personen doch einfach auch dauerhaft tadeln…immer darüber Schimpfen wie schlecht sie ihre Arbeit erledigen ihnen gar Arbeitsverweigerung vorwerfen? Das muss man anscheinend gar nicht, weil es aus meiner Sicht gerade ausreichend viele Mitarbeiter in dieser Abteilung gibt, nämlich 6 Stück….Urlaubsvertretungen sind dort kein Problem…es entsteht kein unnötiger Stress bei den „verbliebenen“ Personen, da sich hier 6 Personen um einen Bereich kümmern. Bei 2 Personen wird es schon eng, wenn plötzlich einer krank wird, Urlaub macht oder mal für eine gewisse Zeit einem Projekt 100% seiner Arbeitszeit schenkt.

Je mehr ich in diesem Blogpost schreibe, desto intensiver denke ich über die Situation nach. Nach derzeitigem stand komme ich zu der Erkenntnis dass es sich hier primär um einen eindeutigen personellen Engpass handelt und man dem Vorgesetzten / GL schon beinahe unterstellen muss, dass diese IST-Situation indirekt gefördert wird. Ich möchte keine böse Absicht unterstellen, das ist mir gestern in einem Telefonat mit einem guten Freund und Arbeitskollegen klar geworden.

Wenn man das Rechenbeispiel von oben benutzt und den Personalschlüssel von 40-50 User je Admin benutzt, wäre man bei rund 200 Mitarbeitern derzeit bei minimal 4 Admins. Da das Wachstum weiterhin auf der Agenda steht, wäre eine Investition von 5 Admins die Mindestanforderung. Um „mittelfristig“ für Entlastung zu sorgen. Und vor allem für Zufriedenheit zu sorgen. Auf beiden Seiten.

Aktuell kann ich gar nicht sagen ob ich diesen Weg überhaupt noch weiter gehen möchte. Nach dem ich persönlich nun zum zweiten Mal innerhalb von rund 4 Jahren so enttäuscht wurde und es wieder meiner Person angelastet wird, muss man anscheinend eine Entscheidung treffen.

Eins sei noch gesagt, einem Entwickler gesteht man ein, dass er seine Kreativität nur leisten kann wenn er keinen Stress drum herum hat und man alles tut damit er in seinen Flow kommt und produktiv arbeiten kann, man nimmt ihm oder ihr jede erdenklich unangenehme Arbeit ab und entlastet durch ein ausreichend großes Team.

Und hiermit endet dieser Blogpost und ich möchte aus dem 10 Jahre alten Blogpost eine Stelle hervorheben und noch einmal zitieren.

Wir bringen unseren Kindern bei mit uns über Probleme zu reden und zusammen dann Lösungen zu finden, im Beruf wird dies später anscheinend unterdrückt.
Schade, denn gerade das zusammen Reden fördert das Zugehörigkeitsgefühl und steigert die soziale Kompetenz von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Letztendlich würden beide auf ihre Art davon profitieren.